Conflicthantering; samenbrengen afdelingen, versterken persoonlijke vaardigheden
“Er zijn pittige momenten tijdens de bijeenkomsten geweest, maar deze openheid maakt ons sterker voor de toekomst”
Conflicthantering; samenbrengen afdelingen, versterken persoonlijke vaardigheden
Een Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) kampte met flinke achterstanden in de productie en een scherp en zich verdiepend conflict tussen twee organisatie-onderdelen. DIM werd gevraagd een aanpak te ontwerpen en begeleiden, opdat de organisatie weer effectief en gezamenlijk kon functioneren. Op basis van enkele gesprekken met de bestuurder zijn de volgende doelstellingen afgesproken:
Meer inzicht in elkaars werk & versterken onderling begrip
Verheldering onderlinge rollen en verantwoordelijkheden,
Oefenen met vastgestelde rollen & verantwoordelijkheden
Aanvulling en eventuele aanscherping van de realisatie van de beoogde organisatie-ontwikkeling.
Kern van het eerste deel van het traject betrof een meer heldere en prettiger onderlinge werkverhouding en taakverdeling tussen de bovengenoemde organisatie-onderdelen en betrokkenen. In het tweede deel van het traject lag de focus op de implementatie en toepassing van de gemaakte afspraken en werkwijze conform het reeds ingezette organisatie-ontwikkeltraject.
“Ik ben erg tevreden, we zijn echt aan het bouwen geweest”
Aanpak
DIM ontwikkelde een beknopte aanpak van enkele bijeenkomsten. De opzet en begeleiding van de bijeenkomsten werden bewust en nadrukkelijk gekenmerkt door een afwisseling in interventie-niveaus: inhoud, reflectie op proces en doorvertaling naar eigen rol en vaardigheden.
In het eerste deel werd aan de hand van een strakke methodiek een verdiepend en waarderend gesprek gevoerd in kleinere groepjes. Hiermee werd het onderling begrip versterkt en was er meer ruimte om naar elkaar te luisteren. Vervolgens zijn de knelpunten in een plenair gesprek verder onderzocht en ‘afgepeld’. Op basis van meer inzicht in ieders overwegingen en intenties zijn excuses uitgesproken en gezamenlijke belangen en standpunten ‘ontdekt'.
In een vervolgbijeenkomst is teruggegrepen op de start en is de tussenliggende periode geëvalueerd. Na de gezamenlijke intenties opnieuw te hebben erkend, zijn concrete inhoudelijke vervolgstappen geformuleerd. Deze zijn geconcretiseerd met behulp van de bespreking van zogenaamde (voorbereide en spontane) ‘critical cases’; concrete situaties waar in de conflicten in de praktijk ontstonden. De gezamenlijke afspraken zijn hiermee verder aangescherpt en verankerd.
“Ik denk dat het echte gesprek is gevoerd en ben daarom blij. Het is minder wij/zij en meer wij/wij”